La gestione dei ricambi è un processo strategico per la soddisfazione dei tuoi clienti e la competitività della tua azienda.…
La filosofia della Lean Production e della Lean Office trovano largo spazio di utilizzo nei processi amministrativi. Risultato? Aumento dell’efficienza dell’Amministrazione, riduzione della burocrazia e semplificazione delle attività operative e manuali.
Saper applicare questa metodologia negli uffici amministrativi è una sfida tutta in salita, perché quello che viene generato da questo processo produttivo è un prodotto intangibile: l’informazione. Il primo passo nell’adozione della filosofia Lean, infatti, sta nell’identificare il workflow che porta alla creazione dell’informazione e quali sono le attività operative che possono essere migliorate (e. modifica dei documenti, salvataggio e invio delle fatture, ecc).
Questa fase è essenziale per capire quali siano gli sprechi da eliminare:
Quando si verifica un contrattempo, si verifica un momento di inattività, ossia uno spreco. Riunioni iniziate in ritardo, documenti in attesa di approvazione, telefonate di recap di una riunione sono alcune delle tipiche attività che rientrano in questo tipo di spreco, a cui si affiancano tutte le attività manuali degli impiegati, volte al recupero di informazioni mancanti o aggiornate.
Su questo fronte, BQUADRO diventa un valido supporto perché:
Scrivanie disordinate, archivi e posta elettronica confusionarie provocano, nel tempo, una quantità esponenziale di dati non catalogati e di attività in attesa di completamento. Ordini sospesi, report da firmare, documentazioni conservati per un tempo maggiore rispetto a quello richiesto per legge ne sono degli esempi.
A tutto questo si aggiunge la cancelleria. Una scorta eccessiva di materiale può occupare spazio, che altrimenti potrebbe essere utilizzato in maniera più efficace, oppure l’acquisto di troppi toner della stampante possono rovinarsi o diventare obsoleti e inutilizzabili prima dell’effettivo bisogno.
Una piattaforma per la gestione delle scorte diventa estremamente utile per:
La redazione di documenti con errori o con informazioni mancanti può causare un rallentamento del processo produttivo.
Con l’aiuto di piattaforme tecnologiche dedicate è possibile:
Lo spostamento superfluo dei documenti da un ufficio all’altro è il sintomo classico di un ufficio poco digitalizzato. Quello che manca, in questo caso, è un’organizzazione condivisa dei documenti e lo spreco che che ne deriva è il continuo invio di mail per reperire il documento desiderato.
Una piattaforma digitale consentirebbe di:
La disposizioni delle postazioni di lavoro poco ottimizzate, gli archivi scomodi, i documenti poco accessibili, le stampanti lontane dalle scrivanie generano spostamenti del personale che potrebbero essere evitate.
L’adozione di una piattaforma come BQUADRO può ridurre gli spostamenti delle persone perchè consente loro di accedere velocemente ai documenti in modo digitale.
Effettuare attività non necessarie (es. revisioni ridondanti, richieste di approvazione multiple, controlli non essenziali), adottare tecnologie obsolete o utilizzare un dispositivo in modo scorretto è uno spreco.
Optando per una piattaforma altamente tecnologica e semplice è possibile:
Quando si desidera applicare i principi della Lean Office e della Lean Manufacturing al mondo dei servizi, è fondamentale soffermarsi anche nel sottoutilizzo delle persone rispetto alle loro capacità.
Dal momento in cui il costo del personale è la voce che incide maggiormente sul bilancio aziendale, impiegare le risorse umane in attività superiori o inferiori alle loro reali competenze è uno spreco altissimo. Nel primo caso, perché si perde l’occasione di trarre benefici concreti e cogliere opportunità strategiche, nel secondo, perché se manca la giusta qualifica per svolgere un’attività, il rischio di errore cresce esponenzialmente.
In questi casi, una corretta redistribuzione dei carichi di lavoro e delle responsabilità può diventare la strada migliore per migliorare l’andamento del bilancio aziendale.
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