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Project Management: i KPI da analizzare
Per ottimizzare il processo di Project Management è essenziale misurare i principali KPI, in modo da consentire al project manager di stabilire il grado di successo di ogni progetto. I progetti in corso contribuiscono al successo dell’azienda? Quanto alto è il grado di soddisfazione del cliente? Com’è cambiato nel corso del tempo? Il progetto viene concluso nei tempi previsti?
Per rispondere a queste domande, occorre analizzare i più importanti indicatori di performance, che solitamente vengono raggruppati in 4 macrocategorie:
- Tempestività: questi indicatori consentono di capire se il progetto si sia concluso nel rispetto delle tempistiche concordate e, in caso di mancato rispetto dei tempi previsti, consente di identificare le ragioni del fuori tempo massimo
- Budget: questi indicatori consentono i capire se il progetto ha superato i costi e se il budget stanziato sia adeguato
- Qualità: questi indicatori consentono di capire quale sia il clima che si respira nel team che sta lavorando sul progetto e quanto ogni risorsa sia soddisfatta del lavoro svolto
- Efficacia: questi indicatori consentono di capire se il progetto ha raggiunto l’obiettivo prefissato oppure se potrebbe essere stato gestito in modo diverso
KPI di tempestività
- Cycle Time: tempo necessario per completare un compito
- Percentuale di completamento: percentuale delle attività completate entro la scadenza prestabilita
- Tempo trascorso: quantità di tempo speso per il progetto dai membri del team (complessivamente o individualmente)
- Rettifiche del progetto: numero di modifiche apportate al progetto alla data di completamento dello stesso
- Ore e giorni: numero di giorni di calendario impiegati nel progetto e ore lavorative impiegate
- Ore pianificate e tempo trascorso: tempo stimato per il completamento dell'attività vs. ore lavorate
- Capacità delle risorse: numero di persone coinvolte nel progetto moltiplicato per la percentuale di tempo a disposizione per lavorare
- Conflitti: numero di progetti problematici, confrontati di anno in anno
KPI di budget
- Variazione del budget: percentuale della variazione del budget effettivo rispetto a quello stimato
- Creazione del budget: tempo necessario per formulare il budget di un progetto
- Iter storico: numero di versioni del budget proposto, dalla prima proposta fino all'approvazione finale
- Valore pianificato: costo pianificato delle attività da svolgere
- Indice delle performance di costo: confronto tra il costo del lavoro pianificato e quello attuale
KPI D di qualita
- Soddisfazione del cliente: grado di soddisfazione di ogni cliente
- Numero di errori: numero di modifiche apportate al progetto a causa di errori
- Reclami dei clienti: numero delle lamentele e delle insoddisfazioni dei clienti
- Tasso di abbandono dei dipendenti: numero o percentuale dei membri del team che abbandonano un progetto o l'azienda
KPI Ddi efficacia
- Progetti annullati: numero dei progetti che vengono annullati dai clienti
- Formazione: tempo necessario per formare le risorse del team per poter svolgere un progetto
- Richieste di modifica: numero di modifiche richieste dal cliente durante lo svolgimento del progetto
- Ore fatturabili: numero di ore fatturabili di un progetto.
Tutti questi indicatori permettono al project manager di individuare il ROI di ogni progetto effettuato, permette di individuare i punti di forza del proprio team e di migliorare i punti deboli.
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