3 tip da leggere prima di adottare una piattaforma di Project Management

Il Project Management è l’insieme di tutte le fasi e le attività che consentono di portare a termine un progetto in modo efficiente ed efficace.

Troppo spesso, però, le aziende non riescono a stabilire se il progetto ha realmente centrato l’obiettivo, se ha portato miglioramenti concreti e, soprattutto, se ha portato a un aumento della redditività. Il motivo?

Gestire un progetto è complicato e spesso si rischia di perdere il controllo della situazione. Questo accade quando viene a mancare il focus su ciò che realmente è importante: le persone coinvolte nel progetto, il processo che consente di arrivare al risultato e le tecnologie che si scelgono di usare per la buona riuscita del progetto.

Progetto: una definizione accademica

Secondo la storica definizione del PMI (Project Management Institute) del 1996, per “progetto” si intende quello “sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco”.

Anche se molto è cambiato da quegli anni, questa affermazione rimane sempre attuale.

Un progetto è temporaneo, perché ha sempre un inizio e una fine. Non esiste un progetto privo di un processo che consenta di portare l’azienda da un “punto A” (una mancanza, una situazione problematica, un gap da colmare) ad un “punto B” (la soluzione).

Un progetto è unico, perché non esiste un progetto uguale a un altro. Sono diversi gli obiettivi da perseguire, le attività che servono per raggiungerlo, le persone che ci lavorano, i risultati che si ottengono. Ma non solo. All’interno di un progetto “si inseriscono” delle variabili e dei vincoli sempre differenti: la situazione socio-economica, le caratteristiche dell’azienda, le tempistiche da rispettare. Si potrebbe continuare all’infinito.

Ecco perché gestire un progetto è complicato. Se ogni progetto è unico e il risultato sempre diverso, bisogna tenere alta l’attenzione su alcuni punti che possono impattare sul risultato finale e che dovrebbero essere analizzati con attenzione quando l’azienda decide di adottare una piattaforma di Project Management.

Punto 1: le persone

Focus numero uno: sono le persone che mettono in gioco i propri talenti per portare a termine un progetto. All’interno di un progetto sono coinvolte diverse professionalità (dal project manager all’analista, dallo sviluppatore IT fino all’ufficio amministrativo che emette la fattura, solo per fare un esempio). Tutti giocano la stessa partita, ognuno con il proprio ruolo, le proprie competenze e punti di forza.

Tutti, però, hanno bisogno di lavorare insieme e di collaborare per raggiungere lo stesso obiettivo. Come? Tramite la condivisione di:

Obiettivi: ogni persona deve raggiungere dei micro-obiettivi personali che, tassello dopo tassello, consentono di raggiungere l’obiettivo dell’intero progetto. Solo se si individuano e si monitorano gli obiettivi di ogni risorsa coinvolta, si riesce a stabilire l’efficacia del progetto in toto.
Informazioni: ogni persona coinvolta nel progetto deve poter essere messa al corrente di tutte le informazioni necessarie per poter svolgere al meglio il proprio lavoro.
Attività da svolgere: ogni persona deve sapere esattamente che lavoro deve svolgere per fare la sua parte nel progetto.
Tempistiche: ogni risorsa deve sapere quando svolgere un’attività ed entro quando deve consegnarla, per consentire ai colleghi di lavorare a loro volta.
Documentazione: documenti di progetto, file forniti dal cliente, analisi e qualsiasi altro documento di progetto deve poter essere “recuperato” da tutti coloro che ci lavorano, in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Punto 2: il processo

Focus numero due: alla base di ogni progetto c’è un processo che permette di partire dal “punto A” al “punto B”. Solitamente, ogni processo si articola in (almeno) tre fasi:

Preparazione: in questa fase si comprendono le esigenze del cliente, gli obiettivi da raggiungere, le tempistiche di consegna, i vincoli da rispettare, eventuali fattori esterni che possono influire sulla riuscita del progetto, gli interlocutori, i KPI da monitorare.
Identificazione: in questa fase si individua la soluzione che meglio risponde agli obiettivi stabiliti e alle esigenze emerse e la si condivide con tutto il team di progetto.
Implementazione: questa è la fase della pura operatività; il momento in cui ogni risorsa è al lavoro per realizzare la soluzione identificata nei tempi previsti.
Comunicazione: in questa fase, la soluzione viene presentata al cliente, gli vengono dati gli strumenti (e la formazione) per poterla utilizzare al meglio.

Punto 3: le tecnologie

Focus numero tre: la tecnologia. Identificare ed utilizzare soluzioni tecnologiche che consentano a tutte le persone di portare a termine il progetto nel migliore dei modi è una componente strategica del Project Management. Nel mercato sono disponibili centinaia di soluzioni. La sfida sta nello scegliere quella giusta. Qual è? Quella che risponde a necessità concrete. Di seguito, qualche esempio.

Condivisione di informazioni e documenti

Una piattaforma deve permettere ai suoi utenti di condividere tutte le informazioni di progetto in un unico posto (es. all’interno di un’anagrafica o del progetto stesso), che possano essere visualizzate all’occorrenza. Ogni persona deve poter inserire informazioni aggiuntive, documenti utili e risorse che possano servire anche ad altri colleghi.

Condivisione del lavoro e time tracking

Una piattaforma di Project Management deve mettere a disposizione degli utenti degli strumenti utili alla pianificazione del lavoro e al rispetto delle tempistiche.

È il caso, ad esempio, del calendario condiviso che consenta di pianificare un task (meglio se integrabile con degli strumenti di lavoro esterni, es. GitLab), assegnare un task a un collega, e inserire una deadline da rispettare.

Oppure della presenza di pipeline che consentano di gestire il progetto in maniera condivisa, secondo le logiche PDCA (Plan – Doing – Check – Act), che consentano una gestione condivisa del team e del progetto stesso e, allo stesso tempo, di monitorare il rispetto delle tempistiche.

Integrazione con altri software

Una piattaforma innovativa può essere integrata con altri strumenti di lavoro esterni (es. GitLab, Google Drive, Dropbox) o interni. È il caso, ad esempio, dell’integrazione con i software di contabilità, che permettono di emettere le fatture a partire dai progetti stessi, oppure dei CRM, per l’acquisizione delle anagrafiche profilate. Ancora, l’integrazione con piattaforme di Business Intelligence o data-analysis per il miglioramento delle performance.

L’elenco potrebbe essere infinito e mai esaustivo. In definitiva, una piattaforma efficace è la soluzione capace di declinarsi ai requisiti e alle esigenze dell’azienda, e non viceversa. È una piattaforma che si integra con i software in uso in azienda e che diventa lo strumento che fornisce feature specifiche che consentano al team di lavorare in maniera efficace in tutte le fasi del progetto.

Se desideri toccare con mano una di queste soluzioni, contattaci! Ti mostreremo come BQUADRO può rivelarsi la soluzione giusta, che consenta alle aziende di gestire al meglio i propri progetti e arrivare al punto.

Condividilo su